Archiviazione e gestione dei documenti digitali della Pubblica Amministrazione

L’archiviazione digitale di dati, file e altro avviene tradizionalmente tramite dischi rigidi di memoria o hardware dedicati che consentono di registrare una certa quantità di dati. Lo spazio di archiviazione presenta, a seconda dei casi, un limite. L’archiviazione cloud, a differenza di quella su dischi rigidi, utilizza server per archiviare i dati. Questo rende le informazioni accessibili in qualsiasi momento semplicemente attraverso un dispositivo in grado di connettersi a internet. 

Quando si parla di archiviazione cloud ci si riferisce, quindi, non solo alla capacità di archiviare, ma anche a quella di accedere ai dati e file senza bisogno di dispositivi fisici. Basta una connessione internet. I server in cui i dati sono registrati appartengono o sono gestiti dal provider cloud specifico. Le strutture che ospitano i sistemi di cloud storage sono i cosiddetti Data Center.

La configurazione e l’archiviazione dei dati sul server cloud può essere tecnicamente sofisticata, per questo viene affidata ai provider di servizi cloud. Questi gestiscono i dati attraverso funzionalità di sicurezza avanzate, come la crittografia e l’autenticazione a due fattori e aggiornano le modalità di archiviazione rendendole conformi alla normativa vigente.

Tutto questo rende l’archiviazione cloud scalabile e senza bisogno di interventi di manutenzione. Inoltre, la duplicazione e l’archiviazione dei dati consente di ridurre i tempi di inattività del sistema e di mantenere gli elevati standard di operatività previsti dalla Pubblica Amministrazione o dalle aziende private. 

Come funziona l’archiviazione cloud dei documenti?

Il processo di archiviazione dei documenti cloud è molto semplice. Nel momento in cui un file viene inviato in archivio dal client, il provider di archiviazione cloud lo duplica e distribuisce le copie su diversi server fuori sede per mantenere la disponibilità e fornire in questo modo la ridondanza. È così possibile avere accesso ai propri dati in qualsiasi momento e senza interruzioni. 

La ridondanza dei dati, ossia la copia presente su diverse macchine, è fondamentale per far sì che il cliente possa accedere alle informazioni necessarie in qualsiasi momento. La ridondanza su server alimentati in maniera diversa e dislocati a livello territoriale consente di mantenere i dati disponibili sempre. Tramite il cloud storage tutti gli utenti che possiedono le autorizzazioni possono accedere agli stessi dati nello stesso momento senza problemi o rallentamenti. I dati, i file, o i documenti, restano disponibili e sicuri grazie alla protezione fornita dalla crittografia o dai sistemi di autenticazione e autorizzazioni riconosciute dal cloud. 

Una gestione documentale in cloud permette alla PA una collaborazione senza soluzione di continuità. Con la possibilità di accedere ai dati da diversi uffici si apre una prospettiva di flessibilità operativa e di efficienza senza precedenti. Inoltre, i servizi cloud implementano rigorosi protocolli di sicurezza e crittografia per garantire la protezione dei dati e offrono soluzioni di backup e recovery avanzate. 

La conservazione dei documenti deve avvenire nel rispetto delle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), come stabilito nella Determinazione AGID n. 407/2020. Queste linee guida, in vigore dal 1 gennaio 2022, hanno abrogato i precedenti DPCM del 2013 e aggiornato le regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) – Dlgs. n. 82 del 2005.

La gestione documentale in cloud apre la strada alla conservazione sostitutiva, consentendo l’utilizzo di documenti digitali con valore legale. Questo non solo semplifica i processi, ma assicura anche la conformità alle normative in continua evoluzione sulla conservazione elettronica dei documenti. 

Il cloud computing, anche da questa prospettiva, si presenta come una rivoluzione digitale nella gestione e offerta di servizi ICT nella pubblica amministrazione. Questo modello non solo rappresenta un mezzo di risparmio e razionalizzazione delle risorse informatiche ma anche un nuovo approccio progettuale e gestionale dei sistemi informativi, con impatti significativi nel rapporto tra lo Stato e i cittadini.

Quello denominato Principio Cloud First è la prima fase del piano di abilitazione al Cloud delle PA. Un approccio strategico alla gestione delle risorse informatiche in cui le organizzazioni, sia pubbliche che private, scelgono di dare priorità all’adozione delle soluzioni basate sul cloud per soddisfare le esigenze tecnologiche del Paese e della sua economia.

La strategia è guidata dall’agilità operativa: il cloud semplifica la distribuzione e la gestione delle risorse, consentendo un rapido provisioning e deprovisioning. Questo accelera i tempi di implementazione dei servizi e dei progetti e mitiga la frammentazione e la disomogeneità degli attuali sistemi informativi che afferiscono alla PA.  

L’utilizzo del cloud elimina, inoltre, la necessità di investire in infrastrutture hardware e software on-premise, e questo permette un notevole risparmio economico. Le organizzazioni possono pagare solo per le risorse effettivamente utilizzate, riducendo i costi operativi e migliorando l’efficienza finanziaria. 

I provider di servizi cloud offrono regolarmente nuove funzionalità e miglioramenti senza richiedere azioni specifiche da parte degli utenti. I cloud che corrispondono alle esigenze specifiche della PA ottengono la qualificazione tramite percorso apposito stabilito dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.

Il cloud computing rappresenta il modello digitale ideale per la gestione dei documenti della PA. L’infrastruttura cloud razionalizza le risorse informatiche e crea un nuovo approccio progettuale e gestionale dei sistemi informativi, così da migliorare il rapporto tra gli uffici della PA e i cittadini.  

L’adozione del cloud, in particolare i modelli IaaS e SaaS, consente alle organizzazioni di gestire in modo efficiente i documenti digitali. Da una parte, il sistema IaaS si dimostra vantaggioso per garantire l’archiviazione sicura dei documenti. Il modello SaaS, invece, permette una migliore fornitura di applicazioni software e offre un accesso diretto e on-demand. Questo approccio elimina la necessità di installare o gestire il software localmente, poiché la manutenzione, gli aggiornamenti e la gestione delle risorse sono gestiti dal provider SaaS. 

Entrambi i modelli possono giocare un ruolo chiave nell’ottimizzazione della conservazione digitale nella PA, in quanto migliorano l’efficienza e garantiscono la sicurezza delle informazioni.

Nell’era digitale, la Pubblica Amministrazione è chiamata a gestire una mole crescente di documenti rispettando le normative. 

Le risorse documentali vanno mantenute autentiche e integre nel tempo, per questo risulta necessario selezionare il fornitore in grado di supportare la PA nella gestione altamente personalizzata in quanto la complessità dei processi di conservazione richiesta dalla normativa vigente non è sempre adeguatamente gestita dalle soluzioni cloud generalizzate. 

La sicurezza è una prerogativa indispensabile quando si tratta di dati critici e strategici, in particolare quelli della PA. Un provider cloud però deve mettere in primo piano non solo la sicurezza ma soprattutto l’affidabilità, la reputazione e la capacità di rispettare le aspettative dei clienti. 

Polo Strategico Nazionale offre un cloud affidabile e sicuro che garantisce l’integrità dei dati sul lungo periodo.